26 août 2008 – Jos Dumortier

En mai dernier, l'administration des impôts a publié une circulaire exhaustive (50 pages) sur l'archivage des factures. La circulaire explique les principes de base relatifs à la conservation et à la présentation des factures fournies au client sous format papier. Elle ne parle donc pas encore de la conservation des factures électroniques en tant que telle. Une deuxième circulaire à ce sujet est en préparation.

Dans cette circulaire, l'administration a toutefois déjà fait de son mieux pour éclaircir les choses. Il est naturellement irréaliste de résumer tout le document en une seule page. A titre d'illustration, nous nous limiterons à une seule situation, celle de la facture numérique délivrée sur papier. La facture est d'abord établie par le vendeur sur ordinateur et ensuite imprimée sur papier. Nous n'examinerons que le point de vue du fournisseur qui émet la facture sans aborder la thématique de la conservation des factures entrantes.

Supposons qu'un garagiste établisse ses factures à l'ordinateur, les imprime et les envoie ensuite par courrier à ses clients. Comment doit-il conserver ses factures sortantes ? La circulaire lui laisse le choix entre quatre méthodes.

Immédiatement après avoir établi la facture, le garagiste doit l'imprimer en double exemplaire. Un exemplaire fait office d'original pour le client. Le second exemplaire est une impression papier de sécurité pour lui. Cet exemplaire doit être conservé pendant sept ans sur papier et ne peut, par exemple, pas être remplacé par la suite par une version scannée. Par ailleurs, le garagiste doit aussi conserver pendant cinq ans la version numérique de la facture sortante. Il peut toutefois l'archiver sur un média de son choix. Il peut par exemple laisser les factures tout simplement dans le format de son traitement de texte sur le disque dur de son ordinateur. L'idéal est naturellement de veiller à sauvegarder régulièrement l'ensemble.

Si le garagiste opte pour ce choix, il ne doit plus conserver la copie papier de la facture sortante. Il établit les factures avec son ordinateur, imprime un exemplaire papier qu'il envoie aux clients et archive ses documents une fois par jour, par exemple sur un DVD-R. Cette méthode implique plusieurs conditions. Il est par exemple essentiel que l'archivage ait lieu chaque jour après les factures du jour. L'ordre des factures doit aussi être respecté. Le garagiste doit informer l'administration fiscale du matériel et logiciel utilisés, si celle-ci le lui demande. Le DVD-R ou d'autres médias WORM utilisés doivent être conservés en Belgique. Les factures doivent pouvoir être lues et copiées dans un format immédiatement intelligible, à partir du média utilisé, si le contrôleur des impôts le souhaite.

Dans cette hypothèse, le garagiste établit à nouveau la facture à partir de son programme comptable ou de tout autre progiciel et imprime un exemplaire sur papier pour l'envoyer au client. Ensuite, il conserve le document numérique en le protégeant d'abord à l'aide d'une signature électronique avancée. Une signature électronique est avancée lorsqu'elle rencontre les quatre conditions de base mentionnées dans la directive européenne des signatures. Il subsiste malheureusement encore de grandes incertitudes quant à son implémentation technique, mais la signature à l'aide de la carte d'identité électronique rencontre en tout cas les exigences de la circulaire. Théoriquement, notre garagiste pourrait donc utiliser son eID pour signer immédiatement de manière électronique chaque facture dans le logiciel de traitement de textes et les conserver ensuite sur le disque dur.

Cette méthode revient à appliquer un sceau, tant sur le document numérique que sur l'exemplaire papier de la facture destinée au client. Ce sceau est un chiffre obtenu par traitement mathématique d'un nombre de données de la facture précédente, comme la date, le montant de la TVA, le montant total… La méthode exacte de calcul de ce sceau est expliquée en détail dans la circulaire. L'inviolabilité des factures assurée par l'algorithme de sécurisation oblige l'adaptation de toutes les factures pour chaque modification apportée ultérieurement aux données essentielles d'une facture. Si le garagiste utilise un logiciel dans lequel l'algorithme de sécurisation est implémenté, il peut simplement garder les factures sous format numérique sur son ordinateur ou sur un serveur, sans autre protection. Il est toutefois toujours conseillé de réaliser une sauvegarde.

Il est important de choisir une des quatre méthodes mentionnées. Il faut aussi respecter ce choix pendant au moins un an. Les méthodes ne peuvent absolument pas être mélangées. Reste maintenant à attendre la circulaire stipulant les directives d'archivage pour les factures émises électroniquement. A l'avenir, notre garagiste préférera en effet envoyer ses factures par courriel à ses clients. Malheureusement, l'administration a nettement moins de latitude à cet égard car la législation oblige l'utilisation de signatures électroniques avancées si les factures ne sont pas envoyées par EDI.

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